Maquila de nómina y servicio de nómina para empresas

La nómina es una de las áreas administrativas con más riesgo de error en una empresa. Un cálculo incorrecto, una presentación tardía o una inconsistencia con los registros del IMSS puede generar multas, diferencias de cuotas y, en casos extremos, contingencias laborales que afecten directamente la operación. Delegar la nómina a un despacho especializado como Grupo CerVel elimina ese riesgo y libera tiempo de tu equipo para actividades de mayor valor.

Nuestro servicio de nómina cubre desde el cálculo periódico hasta el timbrado de recibos CFDI 4.0, el cumplimiento ante el IMSS e Infonavit, la gestión de incidencias y la atención de situaciones especiales como finiquitos, liquidaciones y pensiones alimenticias.

Maquila de nómina: qué incluye y cómo se cotiza

La maquila de nómina es el servicio administrativo por el que un despacho externo calcula, timbra y entera la nómina de una empresa sin que cambie nada en la relación laboral. Los trabajadores siguen siendo del cliente: permanecen bajo su razón social y su registro patronal ante el IMSS, y conservan contrato, antigüedad y prestaciones. El despacho no pone personal a disposición de nadie, sino que ejecuta un proceso administrativo. Por eso la maquila de nómina —también llamada outsourcing de nómina o servicio de payroll— no es subcontratación de personal, la figura que la reforma laboral de 2021 prohibió: aquí no hay transferencia de trabajadores ni sustitución patronal.

Qué incluye. Un servicio de maquila de nómina completo cubre el cálculo de percepciones, deducciones y retención de ISR; el timbrado de los CFDI de nómina; la determinación de cuotas al IMSS, Infonavit y SAR con la actualización del SUA; el cálculo del impuesto sobre nóminas estatal; los movimientos afiliatorios de altas, bajas y modificaciones salariales; la gestión de incidencias, incapacidades y pensiones alimenticias; los cálculos extraordinarios de aguinaldo, PTU, finiquitos y liquidaciones; y los reportes por periodo y por área que necesita la dirección. La dispersión de los pagos se acuerda según el esquema que prefiera cada empresa.

Cómo se cotiza. No trabajamos con tarifas de catálogo: cada propuesta se arma a medida. Los tres factores que más pesan son el número de empleados, la periodicidad de pago —semanal, catorcenal, quincenal o mensual— y el volumen de incidencias de cada periodo: horas extra, comisiones, incapacidades, altas y bajas frecuentes. Suman también el número de registros patronales y los estados donde opera la empresa, porque el ISN cambia de una entidad a otra, y el estado en que llega la información de partida. Con esos datos preparamos una propuesta concreta, y tanto el diagnóstico inicial como la primera consulta son sin costo.

Si quieres el detalle conceptual —en qué se diferencia de la subcontratación, qué verificar antes de contratar—, lo desarrollamos en la guía maquila de nómina: qué es, cuándo conviene y qué incluye.

¿Qué incluye el servicio de nómina en Grupo CerVel?

• Cálculo de nómina quincenal o semanal conforme a las políticas salariales de la empresa, tablas de ISR vigentes y prestaciones legales.
• Timbrado de recibos de nómina CFDI 4.0 con complemento de nómina versión 1.2, cumpliendo todos los requisitos del SAT.
• Cálculo y presentación de cuotas al IMSS: IMSS, Infonavit y SAR patronal y obrero con líneas de captura mensuales y bimestrales.
• Altas, bajas y modificaciones salariales ante el IMSS mediante el sistema IDSE o portal IMSS Empresarial.
• Gestión de incapacidades del IMSS y STPS, reflejándolas correctamente en el cálculo y en las cuotas patronales.
• Cálculo de finiquitos y liquidaciones conforme a la Ley Federal del Trabajo: partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, prima de antigüedad e indemnización si aplica.
• Aplicación de pensiones alimenticias conforme a resoluciones judiciales o convenios vigentes.
• Cálculo de ISR anual de trabajadores y ajuste en la última nómina del ejercicio.
• Reportes ejecutivos de nómina por periodo y por área, para control de dirección y contabilidad.

Cumplimiento ante IMSS e Infonavit en 2026

Las obligaciones de seguridad social en México son exigentes y cambian con frecuencia. El IMSS ha intensificado su programa de verificación patronal, cruzando la información de los CFDI de nómina timbrados con los registros de trabajadores inscritos y los pagos de cuotas. Las inconsistencias detectadas resultan en diferencias de cuotas con recargos sobre el saldo insoluto.

Por su parte, el Infonavit ha reforzado el seguimiento de las aportaciones patronales y los descuentos a trabajadores con crédito activo. Cualquier diferencia o retraso puede resultar en sanciones y en la inhabilitación para obtener opiniones de cumplimiento, que son necesarias para muchos contratos comerciales.

En Grupo CerVel nos mantenemos actualizados en las disposiciones del IMSS e Infonavit para garantizar que tu empresa cumpla puntualmente con cada una de sus obligaciones patronales, sin sorpresas al final del año.

¿Cómo funciona el outsourcing de nómina en la práctica?

El outsourcing de nómina consiste en delegar la función de nómina a un proveedor especializado, que se responsabiliza del cálculo, el timbrado, el cumplimiento y el reporteo. La empresa proporciona los datos de asistencia y las novedades del periodo, y el proveedor entrega los recibos timbrados, las líneas de captura de cuotas y los reportes de control.

A diferencia de lo que algunos piensan, delegar la nómina no significa perder el control: al contrario, con un proveedor especializado se obtiene mayor trazabilidad, registros más ordenados y un nivel de cumplimiento más alto que con una operación interna que no está dedicada exclusivamente a esta función. El cálculo se valida contigo antes de timbrar.

Es importante no confundir este servicio con las figuras de subcontratación que regula el REPSE: aquí se gestiona la nómina de trabajadores que ya están en la nómina directa de la empresa, y que siguen siéndolo.

¿A quién va dirigido este servicio?

Nuestro servicio de nómina está diseñado para empresas de entre 5 y 200 trabajadores en Querétaro y el Bajío que buscan:

• Eliminar errores en el cálculo y timbrado de nómina.
• Reducir la carga administrativa del área de recursos humanos o contabilidad.
• Garantizar el cumplimiento puntual ante IMSS, Infonavit y SAT.
• Obtener reportes gerenciales de nómina en tiempo y forma.
• Contar con asesoría especializada ante situaciones laborales complejas (finiquitos, demandas, inspecciones STPS).

También atendemos startups y empresas en etapa de crecimiento que están formalizando su operación y necesitan implementar un proceso de nómina desde cero, con la estructura correcta desde el primer día.

Nómina y el REPSE: lo que debes saber

Desde la reforma de subcontratación de 2021, las empresas que prestan servicios especializados deben estar registradas en el REPSE (Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas) ante la STPS. Si tu empresa contrata servicios especializados a través de un tercero, debes verificar que ese proveedor esté vigente en el REPSE para poder deducir el gasto y acreditar el IVA. Conviene insistir en la diferencia: la maquila de nómina no transfiere a tu personal, mientras que la subcontratación de personal —poner trabajadores a disposición de otra empresa para su actividad preponderante— está prohibida.

En Grupo CerVel también te apoyamos con el trámite y renovación del REPSE, así como con la gestión de la documentación que debes intercambiar con tus prestadores de servicios especializados. Y si sospechas que tus expedientes laborales no resistirían una revisión, revísalos antes con una auditoría laboral y de nómina.

Solicita una cotización para nómina

Si quieres saber cuánto cuesta delegar la nómina de tu empresa, contáctanos. Necesitamos algunos datos básicos: número de trabajadores, periodicidad de pago, sector y nivel de complejidad de las incidencias. Con esa información podemos enviarte una propuesta en menos de 48 horas.