Prima de riesgo de trabajo: cómo se determina y cuándo se declara

En corto: la prima de riesgo de trabajo es el porcentaje que tu empresa aplica sobre los salarios base de cotización para pagar el seguro de riesgos de trabajo del IMSS. Cada patrón la revisa una vez al año con la fórmula del artículo 72 de la Ley del Seguro Social —Prima = [(S/365) + V × (I + D)] × (F/N) + M— y presenta el resultado ante el IMSS durante el mes de febrero. La prima resultante no puede subir ni bajar más de un punto porcentual respecto de la del año anterior, ni salirse de la banda de 0.5% a 15%. La prima nueva rige del 1 de marzo al último día de febrero siguiente.

Es una de las pocas cuotas patronales sobre las que la empresa tiene control real: la calcula ella, con sus propios accidentes. Bien llevada, baja sola cada año; mal llevada, la rectifica el Instituto.

¿Qué es la prima de riesgo de trabajo?

Las cuotas del seguro de riesgos de trabajo se determinan en relación con la cuantía del salario base de cotización y con los riesgos inherentes a la actividad de la empresa (artículo 71 de la LSS). La prima es el porcentaje que traduce esa peligrosidad a dinero: se multiplica por el salario base de cotización de cada trabajador y eso es lo que pagas al mes por este ramo.

Lo que hace especial a este seguro es que la prima no es fija por sector: arranca en la prima media de tu clase y, a partir del segundo año, la mueve tu propia siniestralidad. Dos empresas del mismo giro y con la misma nómina pueden pagar cuotas muy distintas según cuántos accidentes terminaron en el año.

La prima media: con qué porcentaje empiezas

Al inscribirse por primera vez ante el IMSS —o al cambiar de actividad— la empresa cubre la prima media de la clase que le corresponda conforme al reglamento. El artículo 73 de la LSS fija estos valores:

La clase se asigna a partir de la actividad declarada al tramitar la alta patronal ante el IMSS. Una vez ubicada la empresa en su prima, los aumentos o disminuciones posteriores ya se calculan con la fórmula del artículo 72.

La fórmula del artículo 72, término por término

Prima = [(S/365) + V × (I + D)] × (F/N) + M

Donde:

• S = total de los días subsidiados a causa de incapacidad temporal.
• V = 28 años, la duración promedio de vida activa de un individuo que no haya sido víctima de un accidente mortal o de incapacidad permanente total.
• I = suma de los porcentajes de las incapacidades permanentes, parciales y totales, divididos entre 100.
• D = número de defunciones.
• F = 2.3, el factor de prima.
• N = número de trabajadores promedio expuestos al riesgo.
• M = 0.005, la prima mínima de riesgo.

Tres detalles de la propia ley que cambian el resultado y que muchos patrones desconocen:

• El factor baja a 2.2 para los patrones cuyos centros de trabajo cuenten con un sistema de administración y seguridad en el trabajo acreditado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Sobre una siniestralidad idéntica, es una prima menor todos los años.
• Los accidentes en trayecto no cuentan. No se toman en cuenta para la siniestralidad los accidentes que ocurran a los trabajadores al trasladarse de su domicilio al centro de labores o viceversa.
• Las empresas de menos de 10 trabajadores pueden optar por presentar la declaración anual o, en su lugar, cubrir la prima media que les corresponda conforme al reglamento.

Los dos topes que acotan el resultado

Aunque la fórmula arroje un número muy distinto al del año pasado, el artículo 74 de la LSS impone dos límites:

1. Tope de movimiento anual. La prima solo puede modificarse —al alza o a la baja— en una proporción no mayor al uno por ciento respecto de la del año inmediato anterior.
2. Banda absoluta. En ningún caso puede quedar por debajo de 0.5% ni por encima de 15% de los salarios base de cotización.

De ahí que bajar una prima alta sea un proyecto de varios años, no de uno: aunque tu siniestralidad caiga a cero, el descenso va de punto en punto.

El periodo que se mide y la vigencia de la prima

El calendario está en el artículo 32 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de afiliación, clasificación de empresas, recaudación y fiscalización:

Dos palabras del reglamento hacen todo el trabajo: riesgos terminados. No entran los accidentes ocurridos en el año que siguen abiertos al 31 de diciembre; sí entran los que ocurrieron en años anteriores y se cerraron dentro del periodo, con independencia de la fecha en que hubieran ocurrido. Por eso el control de expedientes de incapacidades es tan determinante como la prevención.

Cómo se presenta la declaración anual

Los patrones presentan al IMSS, durante febrero, el formato impreso o el archivo generado por el programa informático que el Instituto autorice, haciendo constar los riesgos de trabajo terminados durante el año: identificación de los trabajadores, consecuencias de cada riesgo y el número de trabajadores promedio expuestos al riesgo. Con esos datos determinan la prima y con ella cubren sus cuotas del seguro de riesgos de trabajo. Es el mismo circuito de trámites que se opera desde el IDSE para los movimientos afiliatorios.

Hay una exención poco conocida: se exime al patrón de presentar el formato o el dispositivo cuando, al determinar su prima, ésta resulte igual a la del ejercicio anterior. Conviene documentar el cálculo aunque no se presente, porque el Instituto verifica.

Y verifica de verdad: si el IMSS determina que la prima manifestada no es congruente con la que él obtiene de sus registros, hace la rectificación correspondiente, que surte efectos a partir del 1 de marzo del año posterior al cómputo y se notifica al patrón. El artículo 33 del reglamento le permite además rectificar o determinar la prima cuando el patrón no la calculó conforme al reglamento, no la manifestó o no presentó declaración alguna.

Errores que salen caros

• Registrar mal a los trabajadores promedio expuestos (N). Es el denominador de la fórmula: un error ahí mueve la prima entera.
• Olvidar que los riesgos se cuentan por terminados, no por ocurridos.
• No llevar el registro pormenorizado de siniestralidad que exige el reglamento, y llegar a febrero reconstruyendo un año de incapacidades.
• Ignorar la separación por municipio. Cuando la empresa tiene varios registros patronales, la prima se determina tomando los riesgos del personal en un mismo municipio, y los centros de trabajo en municipios distintos determinan su prima con independencia.
• No revisar la clase al cambiar de actividad. Un cambio de giro reinicia el conteo con la prima media de la nueva clase.

Si al calcular tus cuotas no localizas una prima para el periodo, revisa estas tres cosas antes de nada: que la prima determinada en febrero ya esté dentro de su vigencia (no rige hasta el 1 de marzo), que el registro patronal sea el correcto cuando manejas varios, y que la declaración del año no haya quedado sin presentar. Si el hueco persiste, la vía es la subdelegación que corresponda a tu centro de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la prima media del IMSS?

Es el porcentaje inicial que la ley asigna a cada clase de riesgo (de 0.54355% a 7.58875%) y que cubren las empresas que se inscriben por primera vez o que cambian de actividad, hasta que puedan determinar su propia prima con la fórmula del artículo 72.

¿Cuándo se presenta la determinación de la prima de riesgos de trabajo?

Durante el mes de febrero de cada año, con los riesgos de trabajo terminados entre el 1 de enero y el 31 de diciembre anterior.

¿Cuánto puede subir o bajar mi prima en un año?

Como máximo un punto porcentual respecto de la del año anterior, y siempre dentro de la banda del 0.5% al 15%.

¿Los accidentes de camino al trabajo afectan mi prima?

No. La ley excluye expresamente de la siniestralidad los accidentes ocurridos al trasladarse del domicilio al centro de labores o viceversa.

¿Estoy obligado a presentar la declaración si mi prima no cambia?

No. El reglamento exime de presentar el formato o el dispositivo magnético cuando la prima determinada resulta igual a la del ejercicio anterior. El cálculo, en cambio, sí conviene conservarlo.

Que tu prima baje porque tu operación mejoró

La prima de riesgo es el único porcentaje del IMSS que premia la prevención con dinero contante: menos días subsidiados y menos incapacidades permanentes se traducen, año con año, en una cuota menor. Pero solo si alguien lleva el registro durante los doce meses y llega a febrero con los expedientes cerrados, no reconstruyéndolos.

En Grupo CerVel acompañamos a empresas de Querétaro y el Bajío en ese control: seguimiento de la siniestralidad, determinación de la prima, presentación en febrero y revisión de las rectificaciones del Instituto. También ordenamos el cálculo de nómina del que salen las cuotas. Escríbenos y revisamos tu caso.

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