Cálculo de nómina: cómo calcularla paso a paso en 2026
El cálculo de nómina parece sencillo —cuánto le pagas a cada trabajador— hasta que entras al detalle: retención de ISR, cuotas del IMSS, subsidio al empleo, salario base de cotización, percepciones gravadas y exentas. Un error en cualquiera de esos componentes se traduce en diferencias fiscales, molestias con el personal o multas.
En esta guía de Grupo CerVel te explicamos, paso a paso, cómo se calcula la nómina de un trabajador y cuáles son las cifras de referencia vigentes en 2026 para hacerlo bien.
En corto:
- El cálculo de nómina parte de una fórmula simple: percepciones − deducciones = neto a pagar.
- Las deducciones principales son la retención de ISR (con la tarifa del artículo 96 de la LISR y, en su caso, el subsidio para el empleo) y las cuotas obrero del IMSS.
- En 2026 las cifras de referencia son: UMA diaria $117.31 ($3,566.22 mensual), salario mínimo general $315.04 diarios ($440.87 en la frontera norte) y subsidio para el empleo del 15.02% de la UMA mensual (~$535.65).
- El salario base de cotización (SBC) integra sueldo y prestaciones, y es la base sobre la que se calculan las cuotas del IMSS.
- Es un cálculo con muchas variables que cambian cada año: conviene apoyarse en cifras oficiales actualizadas o en un especialista.
¿Qué es el cálculo de nómina?
El cálculo de nómina es el proceso de determinar cuánto debe recibir cada trabajador en un periodo (semanal, quincenal o mensual) después de aplicar las deducciones de ley, y cuánto debe enterar el patrón por su cuenta.
La lógica de fondo es siempre la misma: se suman las percepciones, se restan las deducciones y el resultado es el neto a pagar. La complejidad no está en la resta, sino en calcular correctamente cada componente.
Los tres elementos del cálculo
- Percepciones: todo lo que el trabajador gana en el periodo (sueldo, horas extra, comisiones, bonos, aguinaldo, prima vacacional, PTU, etc.). Algunas son gravadas y otras exentas para ISR.
- Deducciones: lo que se le retiene (ISR, cuotas obrero del IMSS, pensión alimenticia, crédito INFONAVIT, préstamos).
- Neto a pagar: percepciones menos deducciones. Es lo que efectivamente recibe el trabajador y lo que ampararás con el timbrado de nómina.
Paso 1: Determina las percepciones
Suma todos los conceptos que le corresponden al trabajador en el periodo. Aquí importa distinguir entre percepciones gravadas (que pagan ISR) y exentas (que no, hasta ciertos límites, muchos de ellos medidos en UMA).
Por ejemplo, el aguinaldo está exento hasta el equivalente a 30 días de salario mínimo, y la prima vacacional y la PTU tienen sus propios topes de exención. Clasificar bien cada concepto es lo que evita retenciones de ISR mal calculadas.
Paso 2: Calcula el salario base de cotización (SBC)
El SBC es la base sobre la que se determinan las cuotas del IMSS. Se integra con el salario diario más las prestaciones que recibe el trabajador (aguinaldo, prima vacacional, y demás percepciones fijas y variables), conforme al artículo 27 de la Ley del Seguro Social.
El SBC tiene un límite superior de 25 UMA. Con la UMA 2026 en $117.31 diarios, ese tope equivale a $2,932.75 diarios de SBC. Para trabajadores con salarios altos, las cuotas se calculan hasta ese límite.
Paso 3: Retención de ISR
Sobre la base gravable del trabajador se aplica la tarifa del artículo 96 de la LISR (tarifa mensual, o su equivalente semanal/quincenal), que es progresiva: a mayor ingreso, mayor tasa marginal. Al impuesto resultante se le compara o resta, cuando corresponde, el subsidio para el empleo.
El subsidio para el empleo se actualizó para 2026: equivale al 15.02% del valor mensual de la UMA (alrededor de $536 al mes) y, conforme al decreto publicado en el DOF el 31 de diciembre de 2025, se aplica a los trabajadores cuyo ingreso mensual no exceda de $11,492.66 (equivalente a 1.2 veces el salario mínimo general); por encima de ese monto no se aplica.
La tarifa mensual del ISR del artículo 96 de la LISR se publica cada año en el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal (para 2026, publicado en el DOF el 28 de diciembre de 2025). Es una tabla progresiva por rangos de ingreso: tómala siempre de la versión oficial vigente publicada por el SAT y no de rangos de memoria.
Paso 4: Cuotas obrero del IMSS
Del salario del trabajador se retiene su parte de las cuotas de seguridad social. La cuota obrero-patronal se reparte entre patrón y trabajador y se calcula sobre el SBC, cubriendo los ramos de:
- Enfermedades y maternidad (prestaciones en dinero y en especie).
- Invalidez y vida.
- Cesantía en edad avanzada y vejez.
El patrón absorbe la mayor parte y retiene al trabajador la proporción que le corresponde. Sobre el salario base de cotización, la cuota obrera (la parte que se descuenta al trabajador) se integra, conforme a la Ley del Seguro Social, así:
| Ramo del seguro | Cuota del trabajador | Fundamento |
|---|---|---|
| Enfermedad y maternidad (prestaciones en dinero) | 0.25% del SBC | art. 107 LSS |
| Gastos médicos de pensionados | 0.375% del SBC | art. 25 LSS |
| Invalidez y vida | 0.625% del SBC | art. 147 LSS |
| Cesantía en edad avanzada y vejez | 1.125% del SBC | art. 168 LSS |
En conjunto, la retención obrera de seguridad social ronda el 2.375% del SBC, más una cuota adicional sobre la parte del salario que exceda de tres UMA (prestaciones en especie de enfermedad y maternidad). El patrón cubre una proporción mucho mayor —incluida la cuota de cesantía y vejez, que sube por rango de SBC conforme a la reforma de pensiones de 2020— además de la prima del seguro de riesgos de trabajo.
Paso 5: El neto a pagar
Con todo lo anterior, el cálculo se cierra así:
Percepciones totales − (ISR a cargo, ya considerado el subsidio + cuotas obrero del IMSS + otras deducciones) = neto a pagar.
Por ejemplo, para un trabajador con sueldo mensual bruto: primero determinas su base gravable y le aplicas la tarifa del artículo 96; ajustas por subsidio si le corresponde; calculas sus cuotas IMSS sobre el SBC; y restas ambos conceptos (más cualquier crédito INFONAVIT o pensión) del bruto. El resultado es lo que recibe, y todo ello queda documentado en el recibo timbrado.
Ejemplo: cómo calcular la nómina de un trabajador paso a paso
Veamos un caso sencillo: un empleado con sueldo mensual bruto de $15,000 y prestaciones de ley, en la zona general:
- Percepciones del periodo. Su sueldo mensual es de $15,000. Sin horas extra, comisiones ni bonos, esa es su percepción base gravable del mes.
- Salario base de cotización (SBC). Se integra su salario diario ($500) con la parte proporcional de aguinaldo y prima vacacional de ley (artículo 27 de la LSS): queda un poco por encima del salario diario y es la base de las cuotas del IMSS.
- Retención de ISR. Ubicas su ingreso gravable en el rango de la tarifa mensual del artículo 96 de la LISR (Anexo 8 de la RMF vigente), aplicas la cuota fija más el porcentaje sobre el excedente del límite inferior y obtienes el ISR del periodo. Como su ingreso supera los $11,492.66 mensuales, aquí no se le aplica subsidio para el empleo.
- Cuotas obrero del IMSS. Sobre su SBC aplicas la cuota obrera (alrededor del 2.375% del SBC, según los ramos de la tabla anterior): la parte que se descuenta al trabajador. El patrón cubre su propia proporción y la prima de riesgos de trabajo.
- Neto a pagar. Restas el ISR y las cuotas obrero del IMSS —más cualquier crédito INFONAVIT o pensión— del sueldo bruto. El resultado es lo que recibe el trabajador y lo que ampara su recibo de nómina timbrado.
El único dato que no conviene memorizar es la tarifa del ISR: cámbiala cada año por la versión oficial vigente y el resto del cálculo se sostiene. Ese es el corazón de cómo calcular la nómina de un trabajador en México.
Nómina semanal, quincenal y mensual: qué cambia
La lógica —percepciones menos deducciones— es idéntica en las tres; lo que cambia son los factores con los que aplicas la tarifa del ISR y el subsidio:
- Nómina mensual: usas la tarifa mensual del artículo 96 y el subsidio mensual.
- Nómina quincenal: aplicas la tarifa y el subsidio de 15 días (la autoridad publica tablas por periodo, o se prorratea el monto mensual).
- Nómina semanal: haces lo mismo con los factores de 7 días.
El error más común es aplicar la tarifa mensual a un pago semanal o quincenal: retienes ISR de más o de menos. Cada recibo de nómina debe timbrarse con los importes del periodo que ampara.
Cifras clave para el cálculo de nómina en 2026
| Concepto | Valor 2026 | Fuente |
|---|---|---|
| UMA diaria | $117.31 | DOF 09/01/2026 (INEGI) |
| UMA mensual | $3,566.22 | DOF 09/01/2026 (INEGI) |
| Salario mínimo general | $315.04 diarios | CONASAMI / DOF (vigente 01/01/2026) |
| Salario mínimo frontera norte | $440.87 diarios | CONASAMI / DOF (vigente 01/01/2026) |
| Subsidio para el empleo | 15.02% de la UMA mensual (~$536); tope de ingreso $11,492.66/mes | DOF 31/12/2025 |
| Tope de SBC | 25 UMA ($2,932.75 diarios) | Ley del Seguro Social |
Estas cifras cambian cada año (la UMA rige a partir del 1 de febrero; el salario mínimo, desde el 1 de enero), por lo que un cálculo hecho con valores del año anterior queda desactualizado. Es una de las razones por las que la nómina es un proceso que conviene revisar en cada arranque de ejercicio.
Por qué el cálculo de nómina se complica
Sobre el papel es una resta; en la práctica intervienen decenas de variables: exenciones por concepto, integración del SBC, tarifas progresivas, subsidio, incidencias (faltas, incapacidades, horas extra), y todo esto multiplicado por cada trabajador y cada periodo. Si además operas en varios estados del Bajío, sumas las distintas tasas del impuesto sobre nómina estatal, que es una carga del patrón independiente de este cálculo.
Por eso muchas empresas de Querétaro y el Bajío optan por delegar el proceso en un esquema de maquila de nómina, que mantiene el cálculo actualizado y auditable sin que dejes de ser el patrón. Antes de calcular, recuerda que necesitas tu alta patronal ante el IMSS en regla.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la nómina neta de un trabajador?
Sumas sus percepciones del periodo y le restas las deducciones de ley: la retención de ISR (tarifa del artículo 96 de la LISR, ajustada por subsidio al empleo si aplica) y sus cuotas obrero del IMSS, además de créditos o pensiones. El resultado es el neto.
¿Qué cifras necesito tener a la mano en 2026?
La UMA vigente ($117.31 diarios), el salario mínimo de tu zona ($315.04 general o $440.87 frontera norte), la tarifa del ISR del artículo 96 y el porcentaje del subsidio al empleo (15.02% de la UMA mensual).
¿El cálculo es igual para nómina semanal, quincenal y mensual?
La lógica es la misma, pero se usan las tarifas y los factores correspondientes a cada periodicidad. Aplicar la tarifa mensual a un pago semanal es un error frecuente.
Conclusión
El cálculo de nómina bien hecho protege tres frentes a la vez: la deducción fiscal del gasto de sueldos, la correcta retención de ISR y el pago exacto de las cuotas de seguridad social. La clave está en trabajar siempre con las cifras oficiales del año en curso y en clasificar bien cada concepto.
En Grupo CerVel calculamos, timbramos y administramos la nómina de empresas de Querétaro y todo el Bajío, con las cifras y criterios siempre actualizados. Conoce nuestro servicio de nómina y outsourcing en Querétaro.
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