Impuesto sobre nómina (ISN) en Querétaro y Guanajuato: tasas y obligaciones 2026

El Impuesto sobre Nómina (ISN) en Querétaro es del 3% en 2026 sobre el total de sueldos y demás remuneraciones que pagas en el mes, menos una sola deducción a la base equivalente a ocho veces el salario mínimo elevado al mes (art. 72 de la Ley de Hacienda del Estado de Querétaro). Lo paga el patrón, no se descuenta al trabajador, y se declara y paga cada mes en el Portal Tributario del Gobierno de Querétaro a más tardar el día 22 del mes siguiente. La PTU, las cuotas de seguridad social y el SAR no pagan; el fondo de ahorro, sí. Si también tienes personal en Guanajuato, allí la tasa es la misma (3%), pero sin esa deducción y con la PTU dentro de la base: lo verás más abajo.

ISN Querétaro 2026: tasa, base y deducción

El impuesto vive en el Capítulo Séptimo de la Ley de Hacienda del Estado de Querétaro, artículos 70 a 73. La reforma de diciembre de 2025 no tocó el artículo 72, así que la tasa y la deducción de 2026 son las mismas de 2025.

• Qué grava (art. 70): las remuneraciones al trabajo personal subordinado —sueldos, tiempo extra, bonos, premios, comisiones, aguinaldo, ayudas para despensa o transporte y “cualquier otra cantidad o bien que se entregue como remuneración”—, los pagos a administradores, directores, comisarios y consejeros, y los honorarios asimilados a salarios que no causen IVA.
• Quién lo paga (art. 71): quien tenga domicilio, local, agencia o sucursal en el estado o preste ahí el servicio. Si contratas a un tercero que pone trabajadores a tu disposición en territorio queretano, tienes que retener el impuesto.
• Tasa y base (art. 72): 3% sobre la totalidad de las erogaciones del mes.
• Deducción: ocho veces el salario mínimo general vigente en el estado elevado al mes. Es una sola deducción por contribuyente, no una por trabajador.

Qué no paga ISN en Querétaro

El artículo 72 lista diez conceptos por los que no se causa el impuesto:

1. Instrumentos y herramientas de trabajo.
2. Cuotas de seguridad social.
3. Vales de despensa hasta el 40% del salario mínimo; el excedente se suma a la base.
4. Aportaciones al SAR y las adicionales del patrón por ese concepto.
5. Indemnizaciones por riesgos y enfermedades profesionales.
6. Jubilaciones y pensiones.
7. Viáticos con comprobante a favor de quien paga.
8. Indemnizaciones por despido.
9. Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU).
10. Primas de seguros de gastos médicos o de vida.

El fondo de ahorro no está en la lista, así que en Querétaro forma parte de la base: es un error frecuente darlo por exento.

Sobre la despensa, el ejemplo de cálculo que publica la Secretaría de Finanzas calcula el tope del 40% sobre la UMA elevada al mes (UMA × 30.4), por trabajador, aunque la ley hable de salario mínimo.

Cómo se calcula el ISN en Querétaro: ejemplo

La ley habla de “salario mínimo”, pero el Portal Tributario calcula la exención con la UMA: en el manual de declaraciones de la Secretaría de Finanzas, la declaración de agosto de 2024 muestra una exención de $26,404.00, que es exactamente 8 × la UMA mensual de 2024 ($3,300.53, INEGI). Con la UMA mensual vigente desde el 1 de febrero de 2026 ($3,566.22, INEGI), la exención queda en $28,529.76.

Pongamos una empresa con una nómina mensual de $300,000 en Querétaro, sin PTU ni otros conceptos exentos en el mes:

• Exención: 8 × $3,566.22 = $28,529.76
• Base: $300,000 − $28,529.76 = $271,470.24
• ISN del mes: $271,470.24 × 3% = $8,144.11

Si tu sistema de nómina eleva el salario mínimo ($315.04 diarios en 2026, DOF del 9 de diciembre de 2025) en lugar de la UMA, la deducción sale casi tres veces mayor ($76,617.73 con un factor de 30.4) y el ISN que declaras queda por debajo del que calcula el portal. Antes de cerrar el mes, compara tu cifra con la que te propone el Portal Tributario.

Alta en el padrón del ISN

El artículo 73 te obliga a darte de alta dentro de los diez días hábiles siguientes al inicio de operaciones, con un aviso por cada local, establecimiento, agencia o sucursal. El alta se hace en línea en el Portal Tributario. La Secretaría de Finanzas pide, para una persona moral:

• Aviso firmado y constancia de situación fiscal.
• Aviso de registro patronal ante el IMSS en Querétaro.
• Acta constitutiva y poder notarial del representante.
• Identificación oficial y comprobante de domicilio en Querétaro de no más de tres meses.

Una persona física presenta lo mismo, sin acta ni poder. Si tu domicilio fiscal está en otro estado, añade el aviso de apertura del establecimiento ante el SAT. Abrir o cerrar un local se avisa también en diez días.

Dónde, cómo y cuándo se paga el ISN en Querétaro

• Dónde: en el Portal Tributario (portal-tributario.queretaro.gob.mx), con tu RFC y contraseña. Recaudanet ya no es la vía para declarar el ISN: hoy sirve para comprobantes, derechos e infracciones.
• Cómo: capturas las remuneraciones del mes, el portal aplica la exención y la tasa, y pagas con tarjeta, cheque en línea BBVA, SPEI o línea de captura en bancos y comercios.
• Cuándo: mensual, a más tardar el día 22 del mes siguiente.
• Informativa anual: a más tardar en febrero, aunque en el año no hayas tenido impuesto a cargo.
• Si pagas tarde: la actualización y los recargos se calculan con las mismas tasas que publica la Federación.

Beneficio por contratar personas con discapacidad

Para 2026, el Transitorio Quinto, fracción XIII, de la Ley de Hacienda del Estado (reforma publicada el 23 de diciembre de 2025) permite al sector empresarial que contrate personas con discapacidad reducir la base gravable del ISN. La ley no fija el porcentaje: lo aplica la Secretaría de Finanzas con los lineamientos de la Secretaría del Trabajo.

¿El ISN es deducible del ISR?

Sí. El ISN es una contribución propia del patrón y no está entre los gastos no deducibles del artículo 28 de la Ley del ISR, así que se deduce como gasto estrictamente indispensable (art. 27, fracción I). Lo que no se deduce son sus multas; de los accesorios, solo los recargos efectivamente pagados.

ISN en Guanajuato 2026: una sola tasa estatal para todo el estado

Ojo con el sistema de nómina: en Guanajuato la tasa vigente es del 3 por ciento (art. 10 de la Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato, con reforma publicada el 31 de diciembre de 2025). Si tu sistema o tu proveedor siguen calculando el 2% de años anteriores, estás pagando de menos y acumulando diferencias con recargos.

Una confusión frecuente es pensar que el ISN cambia entre León, Celaya, Irapuato o Salamanca. No es así: el ISN Guanajuato es un impuesto estatal, no municipal. El 3% aplica por igual en todo el estado, sin importar el municipio de tu centro de trabajo, y se entera ante el SATEG (Servicio de Administración Tributaria del Estado de Guanajuato). Si operas en el corredor de León, puedes apoyarte en nuestro equipo de contadores públicos en León.

La base guanajuatense es más amplia que la queretana:

• Artículo 6-A enumera lo gravado: sueldos, tiempo extraordinario, premios, primas, bonos y ayudas, gratificaciones y aguinaldos, participación patronal al fondo de ahorro, primas de antigüedad, participación de los trabajadores en las utilidades, comisiones, comedor, despensa, transporte y primas de seguros médicos o de vida.
• Artículo 9 define las exenciones: indemnizaciones por riesgos profesionales, pensiones y jubilaciones, primas de retiro, gastos funerarios, viáticos comprobados, aportaciones al SAR, Infonavit e IMSS a cargo del patrón, el ahorro paritario, comedor, bono de transporte, uniformes, becas, primas de seguros médicos o de vida, la despensa que no rebase el 40% del valor diario de la UMA y las cantidades para fines sociales o sindicales. Para excluirlos deben estar registrados en la contabilidad del patrón.
• Artículo 10 fija la tasa del 3 por ciento, sin deducción general.
• Artículo 11 obliga a declarar mensualmente, a más tardar el día 22, con pago definitivo y aunque no haya impuesto a pagar. Con varias sucursales en el estado presentas una sola declaración concentrada, con un único registro para matriz y sucursales.
• Artículo 12 exige inscribirte en el Registro Estatal de Contribuyentes en diez días hábiles y presentar una informativa anual a más tardar el 28 de febrero, con el registro patronal del IMSS.

Estímulos y reducciones en Guanajuato

• Reducción del 100% del ISN por trabajadores con discapacidad, acompañando a la declaración la manifestación de la relación laboral, un registro especial por separado y la certificación de discapacidad de la autoridad competente (artículo 14).
• Estímulo fiscal para quien contrate trabajo orientado a investigación científica y tecnológica, desarrollo tecnológico e innovación (artículo 14).
• Régimen simplificado para quienes tributan en RESICO: el impuesto se calcula multiplicando el número de personas por el salario mínimo vigente por treinta días, y sobre ese resultado se aplica la tasa; se entera de forma bimestral, a más tardar el día 22 de marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre y enero (artículo 17).

Querétaro y Guanajuato frente a frente

Con la nómina del ejemplo ($300,000 al mes), Guanajuato cobra $300,000 × 3% = $9,000.00, frente a los $8,144.11 de Querétaro: $855.89 más al mes, unos $10,270.68 al año. Y en mayo, con el reparto de utilidades, la brecha se abre, porque la PTU suma a la base guanajuatense y no a la queretana.

¿La PTU se toma en cuenta para el ISN?

Depende del estado. En Querétaro la PTU está expresamente exenta: el artículo 72 la lista entre los conceptos por los que no se causa el impuesto. En Guanajuato, en cambio, la PTU sí forma parte de la base: aparece en el artículo 6-A como remuneración gravada y no figura entre las exenciones del artículo 9.

Es el tipo de detalle que provoca errores caros en mayo, cuando se reparten utilidades: una empresa con planta en Guanajuato que excluye la PTU “porque en Querétaro no se grava” termina con una diferencia, sus recargos y su actualización.

El criterio de territorialidad (clave para empresas del Bajío)

El ISN se causa en el estado donde el trabajador desempeña físicamente su labor, no necesariamente donde está el domicilio fiscal de la empresa.

Ejemplo: si tu matriz está en Querétaro pero tienes una planta en León, Guanajuato, debes:

1. Pagar ISN al 3% en Querétaro por el personal de la matriz, aplicando la deducción de ocho salarios mínimos.
2. Pagar ISN al 3% en Guanajuato por el personal de la planta de León, sin esa deducción y con la PTU dentro de la base.

Aunque la tasa coincida, el impuesto a pagar no es el mismo y las declaraciones son independientes. Para empleados en home office, el impuesto suele causarse en el estado del centro de trabajo al que está adscrito el colaborador: documenta en qué entidad labora cada quien.

Si además tienes personal fuera del Bajío, las reglas vuelven a cambiar: ahí te sirve nuestra guía del impuesto sobre nómina por estado.

Consecuencias de un cálculo o pago incorrecto

No pagar, pagar tarde o calcular mal el ISN puede derivar en:

• Actualización y recargos sobre el impuesto omitido.
• Multas de la autoridad fiscal estatal.
• Determinación presuntiva: en Guanajuato la ley faculta al SATEG a estimar tu base con los CFDI de nómina, las cédulas del IMSS, tus declaraciones de los últimos cinco años o los contratos de subcontratación (artículo 15).
• Revisiones locales y créditos fiscales estatales.

Los errores más comunes en el Bajío: dar por exento el fondo de ahorro en Querétaro, calcular allí la exención con el salario mínimo cuando el portal usa la UMA, seguir aplicando el 2% en Guanajuato, excluir ahí la PTU y pagar fuera de plazo.

Checklist para el cierre de cada mes

• Identifica dónde labora cada trabajador para declarar en el estado correcto.
• En Querétaro, cuadra tu exención con la que propone el Portal Tributario y suma el fondo de ahorro a la base.
• En Guanajuato, confirma que tu sistema tiene cargado el 3% y la PTU dentro de la base.
• Si contratas personas con discapacidad, revisa el beneficio de cada estado: reducción de la base en Querétaro (2026) y reducción del 100% en Guanajuato.
• Paga a más tardar el día 22 y presenta las informativas anuales de febrero.

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