G01 uso de CFDI: qué es y cómo elegir la clave correcta

En corto: en el catálogo del SAT, la clave G01 de uso de CFDI significa literalmente “Adquisición de mercancías.”. Es una de las 24 claves del catálogo c_UsoCFDI del Anexo 20, en su versión 2.0, con inicio de vigencia el 1 de enero de 2022 y sin fecha de fin. La clave no es decorativa: el SAT valida que sea compatible con el tipo de persona y el régimen fiscal del receptor y, si no lo es, el comprobante no timbra.

Ese es el cambio que sorprende a quien facturaba antes de 2022 y ponía “G03 Gastos en general” a todo. Hoy la clave equivocada tiene dos costos: el rechazo inmediato en el timbrado, o —peor— una factura timbrada que tu cliente no puede usar como pretendía y que hay que cancelar y reexpedir.

¿Qué significa G01 en el uso de CFDI?

El uso del CFDI es el campo donde el receptor declara para qué va a utilizar el comprobante: si es una compra de inventario, un gasto de operación, una inversión o una deducción personal. Lo elige quien recibe la factura, no quien la emite; el emisor solo lo captura.

G01 — “Adquisición de mercancías.” es la clave de la compra de bienes destinados a la venta o a formar parte del inventario: la materia prima de una planta, la mercancía de una tienda, los insumos que se transforman y se revenden. Es la clave natural del comercio y de la manufactura.

No es la clave de todo lo que compra una empresa. Si el bien no se revende ni se integra al producto, la clave será otra: G03 “Gastos en general.” para el gasto de operación corriente, o alguna de la familia I para las inversiones.

El catálogo de uso de CFDI, clave por clave

Estas son las 24 claves vigentes, con la descripción literal que publica el SAT en el catálogo:

La lectura rápida del catálogo es esta: la familia G cubre la operación del día a día, la familia I cubre inversiones —de ahí que “I08 Otra maquinaria y equipo.” sea la clave habitual de la compra de maquinaria industrial que no encaja en las anteriores—, la familia D son deducciones personales exclusivas de personas físicas, y las tres últimas son claves técnicas: S01 para comprobantes sin efectos fiscales, CP01 para el complemento de pago y CN01 para el CFDI de nómina.

La trampa del régimen fiscal del receptor

Aquí está el motivo real por el que una factura se rechaza. El catálogo no solo lista claves: para cada una publica qué tipo de persona puede usarla y qué claves de régimen fiscal del receptor la admiten.

Dos ejemplos del propio catálogo:

• Las claves D01 a D10 solo aplican a personas físicas. Una persona moral nunca puede recibir una factura con uso de CFDI de deducciones personales.
• La clave CN01 (Nómina) solo admite el régimen 605, Sueldos y Salarios. Ninguna otra.

La validación es automática y está documentada en la matriz de errores del CFDI 4.0 que publica el SAT:

• CFDI40160: “El campo UsoCFDI, no contiene un valor del catálogo c_UsoCFDI.” Es decir, la clave ni siquiera existe.
• CFDI40161: “La clave del campo UsoCFDI debe corresponder con el tipo de persona (física o moral) y el régimen correspondiente conforme al catálogo c_UsoCFDI.”

Ese segundo código es el que aparece cuando la clave existe pero no encaja con el receptor. Y como la validación se hace contra el régimen que el receptor tiene registrado ante el SAT, un cliente que cambió de régimen y no te avisó rompe tu facturación sin que tú toques nada. Antes de facturar a un cliente nuevo, pídele su constancia de situación fiscal y verifica su régimen —nuestra herramienta de regímenes fiscales te ayuda a ubicar qué implica cada clave— o revisa si le conviene un cambio de régimen fiscal antes de que el problema se repita cada mes.

G01 no es un régimen fiscal ni una forma de pago

Es la confusión más repetida —y la razón por la que mucha gente busca “régimen G01” o “forma de pago G01”—, así que conviene despejarla: son tres campos distintos de la misma factura, con tres catálogos distintos.

No existe ningún “régimen G01” ni ninguna “forma de pago G01”: G01 vive solo en el campo del uso del CFDI. Lo que sí existe es la relación entre esos campos, y es la que provoca el rechazo del timbrado cuando el uso elegido no es compatible con el régimen registrado del receptor —la validación CFDI40161 de la sección anterior—.

Las claves que más se confunden con G01: G02, G03, I05 e I08

Con el catálogo delante, estos son los cruces que más se equivocan al facturar:

La regla de fondo separa dos familias: la G se consume en el ejercicio y la I se lleva al activo fijo y se deprecia. Si el bien va a depreciarse, la clave empieza con I, y la que elijas debe ser consistente con el tratamiento contable que después le des.

Ya facturé con el uso de CFDI equivocado, ¿qué hago?

No se corrige “encima” ni se arregla con un correo. El SAT lo responde de forma expresa en sus preguntas frecuentes del Anexo 20 versión 4.0: cuando el receptor dará un uso distinto al señalado en el campo UsoCFDI, el comprobante se cancela y se sustituye por otro con la clave correcta, con fundamento en el artículo 29-A, primer párrafo, fracción IV del Código Fiscal de la Federación.

El procedimiento tiene un orden que conviene respetar, tal como lo describe el SAT:

1. Primero emites la factura nueva con los datos correctos, registrando la clave de relación “04 Sustitución de los CFDI previos” y el folio fiscal (UUID) del comprobante que sustituyes.
2. Después solicitas la cancelación del original con el motivo “01 Comprobante emitido con errores con relación”, indicando el folio fiscal de la factura nueva que acabas de emitir.

Ojo con el motivo: el 01 es para cuando la operación comercial sigue existiendo y solo hay que corregir datos —montos, claves, descripciones—, que es exactamente el caso de un uso de CFDI mal puesto. El motivo 02, “Comprobante emitido con errores sin relación”, es otra cosa: se reserva para facturas que no debieron emitirse, duplicadas o con un RFC completamente ajeno a la operación.

El plazo para cancelar no es infinito

Conforme al artículo 29-A, cuarto y sexto párrafos del CFF, la cancelación de una factura puede efectuarse a más tardar en el mes en que deba presentarse la declaración anual del ISR correspondiente al ejercicio fiscal en el que se expidió el comprobante. Pasado ese momento, el error se queda contigo y con tu cliente.

Dos reglas más que conviene tener presentes:

• La regla 2.7.1.34. de la RMF establece el proceso de aceptación del receptor para cancelar un CFDI: salvo excepciones, tu cliente tiene que decir que sí desde su buzón.
• La regla 2.7.1.35. lista los supuestos que no requieren esa aceptación (entre ellos, los CFDI de egreso, de traslado, de nómina y los de valor total de hasta $1,000.00), pero excluye expresamente al CFDI con complemento para recepción de pagos.

Para los contribuyentes del Régimen Simplificado de Confianza hay una regla propia: la 3.13.29. permite cancelar los CFDI globales a más tardar el último día de abril del ejercicio fiscal siguiente a aquel en que se expidió el comprobante. Si operas en RESICO, revisa además las restricciones vigentes del régimen antes de asumir plazos.

Cómo elegir la clave correcta en tres preguntas

Para el 90% de las facturas de una empresa, este orden resuelve:

1. ¿El bien se va a revender o se integra al producto? → G01.
2. ¿Es una devolución, un descuento o una bonificación sobre una operación anterior? → G02 (y normalmente viaja en un CFDI de egreso, no de ingreso).
3. ¿Es un activo que vas a depreciar? → familia I, con la clave del tipo de bien: I03 para vehículos, I04 para equipo de cómputo, I08 para el resto de maquinaria y equipo. ¿No es ninguna de las anteriores? → G03.

Y una regla de proceso que vale más que las tres: el uso del CFDI lo decide el receptor. Documéntalo en el alta del cliente y guárdalo junto con su RFC, su código postal y su régimen. Es el mismo control de datos maestros que sostiene toda la factura electrónica en el esquema CFDI 4.0: sin él, cada mes se vuelve a preguntar lo mismo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el uso del CFDI?

Es el campo de la factura donde se declara el destino que el receptor dará al comprobante: compra de mercancía, gasto, inversión o deducción personal. Se llena con una de las 24 claves del catálogo c_UsoCFDI del Anexo 20.

¿Qué diferencia hay entre G01 y G03?

G01 “Adquisición de mercancías.” es para bienes que se revenden o se integran al inventario; G03 “Gastos en general.” es para el gasto de operación que no encaja en ninguna clave específica. Poner G03 a una compra de mercancía no invalida por sí solo la deducción, pero desalinea tu factura de tu contabilidad y complica cualquier aclaración posterior.

¿Puedo usar S01 “Sin efectos fiscales” para salir del paso?

S01 existe para comprobantes que el receptor no va a usar con efectos fiscales, típicamente operaciones con público en general. Usarla como comodín para evitar el rechazo del timbrado es dispararte al pie: el receptor pierde el soporte de su deducción y de su acreditamiento.

¿Se escribe G01, G-01 o “G 01”?

En el catálogo del SAT la clave se escribe G01: una G mayúscula, un cero y un uno, sin guion, sin espacio y sin guion bajo. Las variantes que se ven a diario —G-01, G 01, G_01 o “GO1” con letra o— no existen en c_UsoCFDI, y capturadas así devuelven el error CFDI40160.

¿Cuál es el uso de CFDI para compra de maquinaria y equipo?

La familia I. Para maquinaria y equipo que no cae en construcciones, mobiliario, transporte, cómputo, herramental o comunicaciones, la clave es I08 “Otra maquinaria y equipo.”. Al tratarse de una inversión, la clave debe ser consistente con el tratamiento que le darás en la depreciación.

Que la clave la decida tu proceso, no la prisa del cierre

El uso del CFDI es un campo pequeño con consecuencias grandes: decide si tu factura timbra, si tu cliente puede deducir y si tu contabilidad cuadra con lo que declaraste. Y casi nunca falla por desconocimiento del catálogo, sino porque nadie confirmó el régimen del receptor antes de facturar.

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